نیاز واقعی مجموعه را صورت‌بندی کنید
نوع فعالیت، تعداد رویدادهای مالی، شیوه فروش و خرید، تعداد کارکنان و نیازهای گزارش‌دهی را فهرست کنید. کسب‌وکاری که فقط ثبت اسناد می‌خواهد با مجموعه‌ای که به گزارش نقدینگی و کنترل چند مرکز هزینه نیاز دارد، دامنه یکسانی ندارد.
دامنه و مسئولیت‌ها را شفاف کنید
روشن کنید چه کسی مدارک را آماده می‌کند، ثبت‌ها چه زمانی انجام می‌شوند، چه گزارش‌هایی تحویل می‌شوند و کدام تکالیف خارج از توافق هستند. زمان‌بندی پاسخ‌گویی و نحوه اعلام اسناد ناقص نیز بهتر است از ابتدا مشخص باشد.
تناوب گزارش را به تصمیم‌ها وصل کنید
گزارش ماهانه، فصلی یا موردی باید با سرعت تصمیم‌گیری مدیریت هماهنگ باشد. گزارش پرتکرار بدون داده کامل مفید نیست؛ گزارش دیرهنگام نیز ممکن است برای تصمیم روزمره ارزش کمتری داشته باشد.
مدارک و دسترسی‌ها را منظم نگه دارید
از یک روش مشخص برای تحویل اسناد استفاده کنید، نسخه‌های نهایی را جداگانه نگه دارید و دسترسی‌ها را فقط به افراد لازم بدهید. پیش از انتقال اطلاعات، درباره محرمانگی و نگهداری نسخه پشتیبان توافق کنید.